Fizetős, professzionális megoldás.
Az előző cikkben szó volt egy nyílt forráskódú (Open Source) dokumentumkezelő rendszerről. Ebben a cikkben egy fizetős professzionális szoftver kerül górcső alá
A nyílt forráskódú szoftverekkel szemben egy professzionális szoftver a támogatás biztosításával, egyedi fejlesztések lehetőségével többet képes nyújtani. Bár a kezdeti bekerülési költségek viszonylag magasak lehetnek, hosszútávon azonban ez képes megtérülni.
Mint írtam tengernyi program közül lehet választani, azonban csak egy rendszert szeretnék most bemutatni. Nem kívánom reklámozni, a szakmai tapasztalataimra támaszkodva úgy gondolom, hogy jelenleg Magyarországon a dokumentumkezelés terén kiemelkedőt alkotott a szoftver fejlesztője.
Bár egy programról nem lehet egyértelműen azt mondani, hogy az a legjobb, hisz ez teljesen szubjektív, nem véletlenül esett a választásom a DMSONE Zrt. iratkezelő szoftverére.
DMSOne iratkezelő rendszer.
Miért érdemes figyelmet fordítani rá? Annak ellenére, hogy alapvetően az államigazgatás területére vonatkozóan kezdődött a szoftver fejlesztése mára már mindenhol képes megfelelő szolgáltatást biztosítani, legyen szó bármely gazdálkodó szervről, vállalkozásról. A szoftver több változatban jelent meg, modulos felépítésű, a funkciók igény szerint alakíthatók ki. Mint említettem a szoftver fejlesztője kiemelkedőt alkotott. Magyarországon elsőként lett tanúsított szoftver, valamint a fejlesztő gondozásában megjelent egy szakmai könyv Minden, amit az iratkezelésről tudni kell címmel. A könyv átfogóan foglalkozik a 21. századi iratkezelés minden részletével a legaprólékosabban figyelve a részletekre a dokumentumok, cégek és felhasználók szempontjából.
Jellemzők:
- Folyamatos verzió- és jogszabálykövetés
- Kiforrott munkafolyamattámogatás
- Pontos, lekérdezhető információk
- Határidő-menedzsment
- Testreszabható folyamatok
- Magas fokú dokumentumbiztonság
- Ergonomikus felület
- Rugalmas felhasználói licenc
- Papíralapú és elektronikus dokumentumok egységes tárolása
- Átlátható jogosultságkezelés
- Hatékony ügynyilvántartás
- Távolról is elérhető
- Papírhasználat minimalizálása
Pozitívumok:
A felhasználói jogosultságok megfelelő paraméterezésével az ügyviteli folyamatok jól meghatározhatók segítve a munkavégzés hatékonyságát. A dokumentumok jóváhagyási folyamat alá vonhatók. A rendszer lehetőséget biztosít dokumentum sablonok* rögzítésére, ezzel megkönnyítve az ügyintézői munkavégzést, mindezt akár tömegesen is. Rendelkezik OCR (teljesszöveg keresés) támogatással. Képes beépülni a Microsoft Office Outlook, Word, Excel programba, így pl. lehetővé válik közvetlenül a levelező programból iktatni egy e-mail üzenetet. Digitális aláírások integrációja (több is) segíti a cégvezetők munkáját. Cégkapu, Hivatali kapu támogatás a szoftveren belül. Elektronikus feladójegyzék készítése, megküldése a Posta felé. Dokumentumok megosztása más felhasználókkal, esetleg szervezettel. Workflow támogatás a csoportos dokumentumkezelés megvalósításához.
* Jó pont, hogy a sablonok elkészítéséhez nem kell más program. A Windows Wordpad, vagy Microsoft Word segítségével könnyen létrehozható és a rendszerbe illeszthető bármilyen dokumentum sablon.
Mint az előző cikkben írtam, a dokumentumkezelő rendszer már nem csak a nagyvállalatok privilégiuma. A DMSOne iratkezelő rendszer bizonyított a közigazgatásban és nagyvállalati környezetben. A szoftver fejlesztése során, a felhasználásban szerzett tapasztalatok lehetővé tették a kis és középvállalkozások számára történő implementálását is az iratkezelő rendszernek. Figyelembe véve a többévnyi tapasztalatot egy vállalkozás számára megfizethetetlen szakmai tapasztalatot és támogatást képes biztosítani a dokumentumkezelés területén.
Negatívumok:
Nem sok negatívumot tudok a szoftverrel kapcsolatban felhozni. Ez részben annak is köszönhető, hogy megfelelő, és hatékony támogatással rendelkezik a szoftver, így a felmerülő problémák javításra kerülnek. Amit negatívumként említenék az a frissítések megjelenésével kapcsolatos. Mivel folyamatosan fejlődik a szoftver, követve az esetleges jogszabályi változásokat is, ezért gyakran frissül. A frissítésekről nem lehet automatikus e-mail üzenetet kapni a fejlesztőtől, ergo rendszeresen figyelni kell a támogatási oldalt. A szoftver összetettségéből fakadóan a jogosultsági rendszer kicsit bonyolult. Bevezetéskor célszerű megfelelő figyelmet fordítani a kialakítására figyelembe véve a rendszer sajátosságait.
A szoftver hivatalos weboldala
Ide kattintva az iratkezelő rendszer vállalati vonatkozású prospektusa tekinthető meg.